Scrum-Methode: So funktioniert agiles Projektmanagement

Scrum ist eine agile Methode, die Teams dabei unterstützt, komplexe Aufgaben in überschaubaren Schritten selbstorganisiert zu bearbeiten. Ziel ist es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und kontinuierlich bessere Ergebnisse zu erzielen. Ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammend, wird Scrum heute branchenübergreifend eingesetzt. Als Teil des agilen Arbeitens folgt Scrum denselben Grundprinzipien. Mehr über agiles Arbeiten und seine Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Branchen erfahren Sie hier.

Vorteile der Scrum-Methode
Herausforderungen der Scrum-Methode
Wie funktioniert die Scrum-Methode?
Mehr Gestaltungsspielräume durch flexible Elemente

Vorteile der Scrum-Methode

• Effizienz: Projekte lassen sich mit vergleichsweise geringem Aufwand schnell und erfolgreich umsetzen.
• Kurze Kommunikationswege: Der Austausch im Team ist direkt und unkompliziert.
• Klare Rollenverteilung: Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert und fördern Struktur.
• Mehr Eigenverantwortung: Teams arbeiten selbstorganisiert, was Motivation und Engagement steigert. Wie Sie Motivation im Arbeitsalltag konkret unterstützen können, erfahren Sie hier.
• Transparenz und Flexibilität: Fortschritte sind jederzeit sichtbar, und auf neue Anforderungen kann kurzfristig reagiert werden.

Herausforderungen der Scrum-Methode

• Kultureller Wandel: Widerstand gegen Veränderungen und Unsicherheit im Umgang mit Neuem können den Einstieg erschweren. Maßnahmen zur Förderung des Employee Wellbeing können diesen Übergang unterstützen und ein positives Klima schaffen (mehr dazu lesen Sie hier).
• Schulungsbedarf: Teams müssen in Scrum-Grundlagen und agilen Werten geschult werden.
• Neue Führungsrolle: Manager:innen treten weniger als Anweisende, sondern stärker als Coaches auf – das erfordert ein Umdenken.
• Hierarchien: Klassische Strukturen können die notwendige enge Zusammenarbeit behindern.
• Einschränkungen: Nicht jedes Projekt eignet sich für Scrum; in stark regulierten Umgebungen mit festen Abläufen kann die Methode kontraproduktiv sein.

Wie funktioniert die Scrum-Methode?

Scrum löst starre Planungsprozesse auf und ermöglicht ein flexibles Management, das kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst werden kann. Die Arbeit verläuft in sogenannten Sprints von maximal vier Wochen, in denen jeweils ein Teilziel erreicht werden soll. Durch die schrittweise Entwicklung und dank zahlreicher Feedbackschleifen wird das Risiko für Fehlentwicklungen auf ein Minimum reduziert. Stakeholder wie Auftraggeber, Kunden, Anwender und das Management des Unternehmens werden eng und regelmäßig in die Scrum-Methode einbezogen.

Die Rollen innerhalb der Scrum-Methode

Mitarbeiter:innen übernehmen im Scrum-Team unterschiedliche Rollen, die bereits vordefiniert sind:

• Product Owner: Ist verantwortlich für das Produktziel. Er steht im kontinuierlichen Austausch mit den Stakeholdern und priorisiert deren Anforderungen. Er weiß genau, was als Nächstes erledigt werden muss und entscheidet darüber, wann etwas bereitgestellt werden kann.
• Scrum Master: Coacht das Team und achtet auf die Einhaltung der Scrum-Prinzipien. Er sorgt für optimale Rahmenbedingungen und eine produktive, effiziente Arbeitsweise sowie die Moderation der Meetings.
• Scrum-Team: Setzt die Anforderungen des Product Owners um. Das Scrum-Team besteht aus zwei bis neun Beschäftigten und ist interdisziplinär aufgebaut. Es organisiert sich selbst und arbeitet eigenständig. Da es keine klassische Projektleitung gibt, müssen die erforderlichen Kompetenzen im Team vereint sein.

Abläufe der Scrum-Methode

Die Abläufe der Scrum-Methode werden Ereignisse oder Events genannt und sind ebenfalls klar definiert. Sie kommen in jedem einzelnen Sprint vor und befolgen eine strikte Reihenfolge.

• Sprint Planning: Das Sprint Planning bildet den Auftakt eines Sprints. Es dauert bis zu zwei Stunden pro Sprint-Woche und bezieht alle drei Rollen ein. Dabei werden die Aufgaben für den kommenden Sprint festgelegt und in konkrete Tasks zerlegt. Jedem dieser Tasks wird dabei ein konkretes Zeitbudget zugewiesen. Am Ende dieser Phase steht ein Sprint Backlog, das den detaillierten Plan für den Sprint enthält.
• Daily Scrum: Der Daily Scrum dient dem Austausch: alle Beteiligten treffen sich täglich für maximal 15 Minuten zu einem Meeting. Üblicherweise berichtet jede:r Beschäftigte von Aufgaben und Erledigungen des vorigen Tages, dem Vorhaben für den aktuellen Tag und möglichen Herausforderungen, die das Sprint-Ziel behindern könnten.
• Sprint Review: Jeder Sprint endet mit einem Sprint Review. Er ist für die Präsentation des Product Increments, also des Ergebnisses, vorgesehen, um das Feedback von Anwendern oder Kunden einzuholen. Dieses Feedback wiederum gibt dem Product Owner die Möglichkeit, neue Anforderungen festzulegen. Für den Sprint Review setzt man pro Sprint-Woche bis zu eine Stunde an.
• Sprint Retrospektive: In diesem Ereignis reflektiert das Team den vergangenen Sprint. Dabei wird besprochen, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen nötig sind. Dadurch können bei Bedarf Maßnahmen ergriffen werden, welche die Arbeitsweise im kommenden Sprint verbessern.
• Product Backlog Refinement: Das Product Backlog Refinement ist kein offizielles Event, sondern eine kontinuierliche Aktivität. Ziel ist es, das Product Backlog aktuell und verständlich zu halten. Dabei werden Einträge gemeinsam mit dem Product Owner priorisiert, detailliert, aufgeteilt oder auch verworfen. Am Refinement nimmt in der Regel das gesamte Scrum-Team teil. Der Vorteil: Das anschließende Sprint Planning verläuft reibungsloser, da die Aufgaben bereits klarer vorbereitet sind.

Einsatzmöglichkeiten der Scrum-Methode

Das agile Projektmanagement ist branchenübergreifend einsetzbar und für viele Unternehmen bereits zur Selbstverständlichkeit geworden. Einige Beispiele:

• HR: Optimierung von Stellenausschreibungen, Bewerber:innen-Interviews sowie das Onboarding in kurzen Iterationen. Weitere Tipps zur Gestaltung und Optimierung von Stellenangeboten finden Sie hier. (Stellenangebote optimieren: 8 einfache Tipps)
• Marketing: Kampagnen effizienter und zielorientierter planen. Regelmäßige Reviews der Performance erlauben zudem eine schnelle und unkomplizierte Anpassung.
• Organisationsentwicklung: Change-Projekte in strukturierten und überschaubaren Schritten angehen. Der große Vorteil liegt auch hier wieder im kontinuierlichen Feedback und den damit verbundenen Anpassungsmöglichkeiten.

Die Scrum-Methode ist keine Wunderwaffe, aber für Arbeitgeber:innen eine interessante Option, um Projekte effizienter und flexibler zu gestalten. Man sollte sie jedoch bewusst einführen, damit eventuelle Herausforderungen gemeistert werden können. Wichtig ist außerdem, dass Scrum zu den geplanten Projekten passt und sich gut umsetzen lässt.