D wie Dienstreise
Ob Kundenakquise, Fortbildung oder Messe, Dienstreisen stehen bei vielen Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen auf der Tagesordnung. Doch was gilt als Dienstreise? Wann beginnt und endet sie und was müssen Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
Was genau ist eine Dienstreise?
Was zählt zu einer Dienstreise?
Was müssen Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
Wann beginnt und endet eine Dienstreise?
Was genau ist eine Dienstreise?
Die meisten Arbeitnehmenden verrichten ihre Tätigkeit an der angestammten Arbeitsstätte. Doch nicht alles lässt sich von hier aus erledigen. Für den direkten Kundenkontakt oder die Repräsentation der Firma auf Messen sind beispielsweise einige Mitarbeitenden darauf angewiesen, den Arbeitsort zu wechseln und sich auf Dienstreise zu begeben. Der Begriff umfasst Reisetätigkeiten, die aus beruflichen Gründen außerhalb des alltäglichen Arbeitsplatzes getätigt werden.
Was zählt zu einer Dienstreise?
Ob Vertrieb, Consulting oder Projektmanagement, Dienstreisen können ganz unterschiedliche Anlässe haben. So werden sie für verschiedene Zwecke unternommen, zum Beispiel:
- Auswärtige Kundentermine
- Kennenlernen von Geschäftspartner:innen
- Fortbildung
- Zusammenarbeit mit anderen Niederlassungen
- Veranstaltungen, wie der Messebesuch
Es gibt viele Geschäftsreisearten, die zu Dienstreisen gehören. Das ist immer der Fall, wenn Mitarbeitende im Auftrag des Unternehmens zur Erledigung geschäftlicher Tätigkeiten an entfernten Arbeitsstätten unterwegs sind.
Unterschiede Dienstreise zum Dienstgang
Erst ab einer bestimmten zurückgelegten Distanz wird von einer Dienstreise gesprochen: Der Termin mit einem Kunden im benachbarten Stadtteil zählt beispielsweise nicht dazu. Sehr kurze Strecken werden “Dienstgang” genannt.
Was müssen Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
Da Arbeitgeber Dienstreisen anordnen, müssen sie entsprechend vergütet werden und Arbeitnehmenden für die Arbeitszeit auf der Reise ihren regulären Lohn erhalten. Um alle weiteren erstattungsfähigen Kosten bezahlt zu bekommen, reichen Arbeitnehmende danach meist eine Reisekostenabrechnung ein.
Dazu gehören beispielsweise:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten, wie Parkgebühren oder geschäftliche Telefonkosten
Es ist wichtig, Quittungen und Belege zu sammeln und auf korrekte Angaben zu achten. Spesenbetrug ist ein möglicher Kündigungsgrund.
Mitarbeitende gehen meist zunächst in Vorleistung. Die Übernahme der Reisekosten durch Arbeitgeber ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Feste allgemeingültige Regelungen gibt es für Dienstreisen nicht. So können diverse Punkte individuell geregelt werden, beispielsweise ob Mitarbeitende am Zielort ebenso ein Taxi nutzen können oder sich auf den ÖPNV beschränken müssen. Dies führt häufig zu Unsicherheiten bezüglich des Verhaltens während der Dienstreise. Es empfiehlt sich für Unternehmen, genaue Regeln im Arbeitsvertrag festzuhalten.
Tipp: Werden beispielsweise Kosten für die Übernachtung oder den Verpflegungsmehraufwand nicht von der Firma getragen, können Reisende sie als Werbungskosten steuerlich absetzen.
Wann beginnt und endet eine Dienstreise?
Dienstreisen schließen die Hin- und Rückfahrt ein. Der Beginn ist vom Ort abhängig, an dem die Dienstreise gestartet wird, entweder von zuhause oder der Arbeitsstätte. Der Arbeitsweg zum Unternehmen ist keine Arbeitszeit. Die Rückkehr zum Wohnort oder Arbeitsplatz markiert das Ende der Reise.
Wann und wo sie beginnt, ist für die spätere Reisekostenabrechnung wichtig. Es gibt keine Mindest- oder Höchstdauer für Dienstreisen. Sie können je nach Anforderung, Aufgabe und benötigter Reisezeit von einem Tag bis hin zu mehreren Wochen andauern. Der maximale Zeitraum beträgt drei Monate. Alles darüber hinaus wird als verlängerte Dienstreise bezeichnet und ab einer Dauer von sechs Monaten als Entsendung.
